Datenschutzinformation für Kandidatinnen, Kandidaten und Freelancer

Stand: 12. September 2026

Diese Information erklärt, welche Daten wir über Sie verarbeiten, warum wir das tun, wie lange wir sie behalten und welche Rechte Sie haben. Sie gilt zusätzlich zur allgemeinen Datenschutzerklärung.

1. Wer verantwortlich ist

Persovia Experts, Inhaber Youssef Fannich El Adak, Steinbacher Hohl 62, 60488 Frankfurt am Main. Telefon +49 176 20345429, E-Mail info@persovia.de. Datenschutz-Kontakt: datenschutz@persovia.de.

2. Woher wir Ihre Daten haben

Entweder von Ihnen selbst, wenn Sie sich bei uns melden, uns Ihre Unterlagen schicken oder unser Kontaktformular nutzen. Oder aus öffentlich zugänglichen Quellen: Wir suchen aktiv nach Fachleuten für konkrete Projekte, insbesondere in Projekt- und Freelancer-Portalen sowie in beruflichen Netzwerken, in denen Sie Ihr Profil selbst veröffentlicht haben. Wenn wir Sie auf diesem Weg ansprechen, sagen wir Ihnen in der ersten Nachricht, woher wir Ihr Profil haben. Möglich ist außerdem, dass ein Partnerunternehmen uns Ihr Profil mit Ihrer Zustimmung weiterleitet.

3. Welche Daten wir verarbeiten

• Kontakt- und Stammdaten: Name, Anschrift, Telefon, E-Mail
• Berufliche Daten: Lebenslauf, Qualifikationen, Zeugnisse, Zertifikate, Projekthistorie, Kenntnisse, Sprachen
• Projektbezogene Angaben: Verfügbarkeit, gewünschter Einsatzort, Remote-Anteil, Stunden- oder Tagessatz, Vertragsform
• Kommunikation: unser Schriftwechsel, Gesprächsnotizen, Ihre Rückmeldungen
• Vertrags- und Abrechnungsdaten, sobald ein Einsatz zustande kommt

Besondere Kategorien nach Art. 9 DSGVO, etwa Gesundheitsdaten, Herkunft, Religion oder Gewerkschaftszugehörigkeit, fragen wir nicht ab und verlangen wir nicht. Teilen Sie uns solche Angaben von sich aus mit oder sind sie in Ihren Unterlagen enthalten, gehen sie nicht in die Bewertung Ihres Profils ein. Ein Bewerbungsfoto brauchen wir nicht; enthält Ihr Lebenslauf eines, verwenden wir es nicht zur Bewertung.

4. Wozu wir Ihre Daten verarbeiten und auf welcher Grundlage

Zweck	Rechtsgrundlage
Prüfung, ob Sie zu einem konkreten Projekt passen; Abstimmung mit Ihnen	Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (vorvertragliche Maßnahmen auf Ihre Anfrage)
Aktive Ansprache zu einem konkreten Projekt	Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Besetzung offener Projekte; Ihr Interesse an passenden Angeboten)
Weitergabe Ihres Profils an einen Auftraggeber	Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Ihre gesonderte Einwilligung für das jeweilige Projekt)
Aufnahme in unseren Kandidatenpool über den Anlass hinaus	Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Ihre Einwilligung)
Durchführung und Abrechnung eines Einsatzes	Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO
Aufbewahrung von Rechnungs- und Vertragsunterlagen	Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO i. V. m. § 147 AO, § 257 HGB

Ohne Ihre vorherige Abstimmung geben wir Ihr Profil nicht an Auftraggeber weiter. Die Zustimmung holen wir für jedes Projekt einzeln ein; Sie können sie jederzeit widerrufen.

5. Einsatz KI-gestützter Werkzeuge

Bei der Aufbereitung und Zusammenfassung von Unterlagen, bei der Vorsortierung von Profilen und bei der Bearbeitung von Korrespondenz unterstützen uns KI-gestützte Werkzeuge eines spezialisierten Anbieters. Die technische Verarbeitung kann auch auf Servern in den USA erfolgen (siehe Abschnitt 7).

Berücksichtigt werden ausschließlich fachliche Merkmale: Qualifikation, Berufs- und Projekterfahrung, Kenntnisse und Zertifikate, das für das Projekt geforderte Sprachniveau, Verfügbarkeit, Einsatzort und Konditionen. Die Merkmale nach § 1 des Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetzes sind kein Bewertungskriterium. Setzt ein Auftraggeber für ein Projekt eine bestimmte Staatsangehörigkeit voraus, etwa wegen einer gesetzlich vorgeschriebenen Sicherheitsüberprüfung, geben wir diese Anforderung nur weiter und weisen sie in der Ansprache aus. Wen wir einem Auftraggeber vorstellen und wen nicht, entscheidet ein Mensch, der Ihr Profil selbst gesehen hat; diese Prüfung halten wir schriftlich fest.

Sie können jederzeit verlangen, dass wir Ihnen die fachlichen Gründe für eine Entscheidung erläutern, Ihren eigenen Standpunkt darlegen und eine Prüfung durch eine Person verlangen (Art. 22 Abs. 3 DSGVO). Eine kurze E-Mail an datenschutz@persovia.de genügt. Rechtsgrundlage des Einsatzes ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, ergänzend Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

6. Wer Ihre Daten erhält

• Auftraggeber, denen wir Ihr Profil vorstellen — nur nach vorheriger Abstimmung mit Ihnen und nur für das jeweilige Projekt; im Rahmen von Vergabeverfahren zudem deren Auftraggeber bzw. Vergabestellen und die für Sicherheitsüberprüfungen zuständigen Stellen;
• Kooperationspartner, mit denen ein Projekt gemeinsam bearbeitet wird — nur, soweit Sie zugestimmt haben;
• IT-Dienstleister als Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO: Ibrahim Hamed, handelnd unter „SimoAH“, Berlin (IT-Betrieb und Hosting; eingesetzte Serverinfrastruktur der Hetzner Online GmbH, Gunzenhausen) sowie Microsoft Ireland Operations Limited für E-Mail und Office;
• Anbieter KI-gestützter Werkzeuge (siehe Abschnitt 5);
• Steuerberatung, Wirtschaftsprüfung und Behörden im Rahmen gesetzlicher Pflichten.

Wir verkaufen keine Daten und geben sie nicht für Werbezwecke weiter.

7. Übermittlung in Drittländer

Eine Übermittlung in Länder außerhalb der Europäischen Union findet nur statt, wenn die Voraussetzungen der Art. 44 ff. DSGVO erfüllt sind. Microsoft ist unter dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert. Für den Einsatz KI-gestützter Werkzeuge kann eine Verarbeitung auf Servern in den USA erfolgen; der Anbieter sichert die Übermittlung nach eigenen Angaben über Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission ab. Auftraggeber, denen wir Ihr Profil vorstellen, sitzen in aller Regel in der EU; käme im Einzelfall ein Auftraggeber außerhalb der EU in Betracht, sagen wir Ihnen das, bevor wir Ihr Profil weitergeben.

8. Wie lange wir Ihre Daten speichern

Fall	Dauer
Wir haben Ihr Profil gesichtet, Sie aber nicht angesprochen	Löschung spätestens 12 Monate ab Sichtung
Sie melden sich auf unsere Ansprache nicht zurück	Löschung spätestens nach 6 Monaten
Sie widersprechen der Ansprache	sofortige Löschung; wir behalten nur Ihre E-Mail-Adresse mit einem Sperrvermerk, damit wir Sie nicht erneut anschreiben (Art. 6 Abs. 1 lit. c i. V. m. Art. 21 Abs. 3 DSGVO)
Vorschlag führt nicht zu einem Einsatz	Löschung 6 Monate nach der Absage
Aufnahme in den Kandidatenpool mit Ihrer Einwilligung	24 Monate; danach fragen wir, ob Sie weiter dabei bleiben möchten
Einsatz kam zustande	Vertrags- und Abrechnungsdaten entsprechend den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen (8 Jahre nach § 147 AO, 6 Jahre nach § 257 HGB, jeweils ab Ende des Kalenderjahres); übrige Unterlagen 6 Monate nach Projektende

9. Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft (Art. 15), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) und Widerspruch (Art. 21 DSGVO). Soweit wir Ihre Daten auf Grundlage unseres berechtigten Interesses verarbeiten, können Sie jederzeit widersprechen; der Ansprache per E-Mail können Sie ohne Angabe von Gründen widersprechen, wir kontaktieren Sie dann nicht mehr. Eine erteilte Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Wenden Sie sich dafür an datenschutz@persovia.de.

Beschwerderecht: Sie können sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde beschweren. Für uns zuständig ist der Hessische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit, Postfach 3163, 65021 Wiesbaden, poststelle@datenschutz.hessen.de.

10. Sind Sie verpflichtet, uns Daten zu geben?

Nein, die Angabe Ihrer Daten ist freiwillig. Ohne Lebenslauf und ohne Angaben zu Verfügbarkeit und Konditionen können wir Sie einem Auftraggeber allerdings nicht vorschlagen.

11. Änderungen

Wir passen diese Information an, wenn sich unsere Abläufe oder die Rechtslage ändern. Es gilt die auf persovia.de veröffentlichte Fassung.